取引先に弔電・お悔やみ電報を送るときの文例やマナーをご紹介
お悔やみ電報、いわゆる弔電はお悔やみの気持ちを伝える方法として有力な手段になります。ただ、取引先はビジネスにおける大切な相手ですから、お悔やみの気持ちを伝える上でも失礼のないように対応したいですよね。
そこで今回は、取引先に対して弔電・お悔やみの電報を送る際のマナーについて解説します。
目次
取引先に弔電を送る際に確認するべき事項
まずは、取引先に弔電を送るにあたって、事前に確認しておくべきことを解説します。弔事は突然のことが多いので、いざというときのために前もって把握しておくと良いでしょう。
まずは社内規定を確認する
会社から取引先に弔電を送る場合、まず「社内規定」を確認する必要があります。法人名義で送る電報については、費用や電報を送る対象者についてあらかじめ会社でルールが定められている場合が多いので、社内規定を確認し、それに沿って弔電を手配しましょう。
社内規定では、以下の点を確認します。
- 会社から送る弔電の差出人名義
- 手配を担当する部署
- 弔電や香典の金額基準
- 電報代を経費計上する場合の勘定項目
電報代を経費計上する場合の勘定項目については、下記の記事で解説しています。
通夜・葬儀・告別式についての確認
弔電は、一般的に通夜や葬儀、告別式が行われる会場・斎場宛に送ります。間に合うように手配するために、それぞれの式事の日時や弔電の届け先となる葬祭会場名と住所・電話番号を確認しましょう。
故人・喪主・続柄の確認
一般的に弔電の宛名は、故人ではなく喪主になります。そのため、故人のお名前はもちろん喪主のお名前、故人と喪主の続柄の確認も必要になります。喪主からみた続柄に応じて、弔電のメッセージで使用する敬称（例：父=ご尊父様・母=ご母堂様など）も変わりますのでしっかりと確認しておきましょう。
また、「社葬」の場合は通常の葬儀とは異なり、弔電の宛名が会社もくは会社の葬儀責任者宛になる場合もありますので、弔電を手配する前に確認をしましょう。
宛名が会社名になる場合は、㈱などの略称使用すると失礼にあたりますので、必ず正式名称で記載してください。
弔電の差出人名義の確認
弔電には、社内規定で確認した差出人名義を記載します。差出人名義が会社名の場合は、宛名と同様に略称は使用せず、正式名称で記載します。
取引先に弔電を送る際は、確認事項を把握した上で弔電を手配をしましょう。
詳しい内容は以下の記事を参考にしてください。
弔電を会社から送る場合に気をつけるべきマナー
取引先に送る弔電であれば、今後の付き合いにも影響する可能性があるため、マナーはしっかりと守って送りたいところです。ここでは、会社から弔電を送るときの基本的なマナーについて確認していきます。
弔電を送るタイミング
弔電は、取引先から訃報を受けたら速やかに手配しましょう。ただし、葬儀担当者やご遺族が到着していないと弔電の受け取りをしてくれない葬儀会場もまれにあります。そのため、葬儀会場へお届けする場合は、お通夜の数時間前ごろを目安にお届けするのがよいでしょう。
お通夜が行われない、お通夜の日にお届けが間に合わない場合は、葬儀・告別式の開始数時間前までに届くのが望ましいです。
どうしても、葬儀・告別式に間に合わないという場合は、喪主や遺族の自宅あてに届くように手配しましょう。
「家族葬」の場合はどうするべき？
近年では、近親者のみで葬儀を行う「家族葬」も増えています。家族葬では香典や弔問、弔電を辞退されることも多いため、はっきりと弔電の辞退が伝えられている場合や、訃報に住所等が明記されていない場合は、遺族の意思を尊重して弔電を送ることは控えましょう。
訃報に弔電辞退の断りがない場合は、弔電を送っても問題ありません。
家族葬の場合の弔電については、下記の記事でも解説しています。
弔電の文章マナー
弔電に限らず、電報自体のマナーではありますが、縁起の悪いことを想像させるような「忌み言葉」や不幸が続くことを連想させる「重ね言葉」を使うのは必ず避けてください。意外な言葉遣いが忌み言葉に該当する可能性がありますので、オリジナルの文章を弔電で送る際には十分注意が必要です。
「亡くなる」、「亡くなった」など直接的な表現も避けるようにしましょう。
また、宗教によっても忌み言葉が異なりますので、故人がどの宗教を信仰していたのかを確認しておくと安心です。
文章マナーを守って弔電を送るコツとして、各電報サービスが用意している「文例」を利用するというのも1つの手段となります。
弔電の文章のマナーについては、下記の記事でも解説しています。
取引先への弔電の文例
電報では自由にメッセージを作成することができますが、忙しくてお悔やみの文章を作る余裕がない時や、メッセージ内容に失礼がないかどうか不安という場合には、「文例」を利用するのもおすすめです。ここでは、取引先へ送る弔電の文例をいくつかご紹介します。
- 社長様のご訃報に接し、謹んでお悔やみ申しあげます。
- 会長様のご急逝の報に接し、謹んでお悔やみ申しあげますとともに、心よりご冥福をお祈り申しあげます。
- ご逝去を悼み、謹んで哀悼の意を表します。
- お悲しみに対し弔問かなわぬ非礼をおわびし、謹んで哀悼の意を表します。
- ○○様の突然の悲報、ご生前をお偲び、心からご冥福をお祈りいたします。
- 貴社○○様のご逝去を悼み、謹んでお悔やみを申しあげます。生前のご功績を偲ぶと共に、衷心よりご冥福をお祈り申しあげます。
文例を利用することにより、マナーを守った文章で弔電を送ることができます。
もちろん、親しい間柄の場合はご自身で考えたメッセージを送った方が故人を偲ぶ気持ちをより伝えることができるでしょう。ですが、全ての文章を考えるのが難しい場合は、文例をそのまま利用するのではなく参考にすることによって、マナーを守りつつオリジナルのメッセージで弔電を送ることができます。
まとめ：取引先への弔電はマナーを守って送ろう
取引先に対して弔電を送る場合、今後のビジネスの関係にも関わってきますので、マナーをしっかりと守って、失礼のないようにすることが重要です。取引先から訃報が届いた場合は迅速に対応できるように、弔電のマナーに加えて、会社のルールや弔電を手配する際の確認事項を、事前に知っておくと安心です。
また、忙しい方やお急ぎの際は、文例を利用することでマナーを守りつつ、弔電を効率よく手配することができます。
電報屋のエクスメールでは、弔電・お悔やみの文例を多数ご用意しています。
弔電・お悔やみ電報に相応しい電報台紙やギフト商品も取り揃えておりますので、取引先に弔電を送る際はぜひご活用ください。
当日中に配達可能な即日便もございますので、お急ぎの場合もご相談ください。
送り方やメッセージ内容などにお困りの際にもサポートさせていただきますので、お電話でもお気軽にお問い合わせください。
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